[티티엘뉴스] 회계담당자가 아니더라도 회사 생활을 하다보면 전표에 대해 한번쯤은 들어봤을 법하지만 정확한 정의나 작성법을 알고 있는 이는 많지 않다. 전표란 거래내용을 요약하여 차변 및 대변의 계정과목과 금액, 거래일자, 거래처, 주요 거래내용 등을 기록하여 내부 결재를 위해 작성되는 서류다. 

 

최근 전표를 사용하지 않는 기업도 생겨나는 추세지만 매일 현금의 출입을 기록하는 것인 만큼 전표 작성은 회계 업무 중에서도 가장 기본이다. 가계부 형식으로 편하게 작성될 수도 있지만 회계업무의 최종 목적은 기업의 정확한 재무제표 작성을 향하고 있기 때문에 전표는 재무제표 구성의 가장 기초라 볼 수 있다. 올바른 회계처리뿐 아니라 대표나 경영자가 자금 흐름을 쉽게 파악할 수 있고 투명한 자금 집행이 가능하게 하는 중요한 자료기 때문이다.

 

전표는 입금전표, 출금전표, 대체전표, 분개전표로 나뉘는데 보편적으로 대체전표를 사용하는 기업들이 많은 편이나 사업장에 따라 분개전표만 사용하는 곳들도 있다. 입금전표는 상품 판매 후 발생하는 현금 입금시 작성되며 출금전표는 상품 구매 후 지출된 현금 내역을 기록하는 것이다. 대체전표는 일부 현금 입금이나 지출시 또는 비현금으로 전부 거래됐을 때 작성된다. 
 

분개전표는 거래 내용을 보통의 분개장과 같은 형식으로 기입할 수 있게 고안된 전표로 일정기간 동안 거래 내용을 요약, 정리한 표다. 특히 분개전표의 경우 기안지, 품의서, 지출결의서 등 증빙자료 첨부가 어려운 다른 전표들과 달리 전표와 지출결의서가 혼합된 형태기 때문에 경영자 입장에서 결재할때 편리하다는 장점도 갖추고 있다. 

 

가령 물건의 매출과 매입이 발생했지만 즉시 현금이 오고가지 않은 경우라면 이 내용을 대체전표에 기입하는 것이다. 추후 물건 대금을 치루거나 받은 경우 출금전표나 입금전표에 기입하게 되는 형태다. 모든 전표에는 일자, 계정과목, 적요, 금액이 공통적으로 들어가게 되는데 기본적으로 전표 입력시에는 먼저 눈에 익고 자주 본 계정과목을 살펴보자. 

 

선택된 계정과목이 재무상태표 계정과목인지 손익계산서 계정과목인지를 확인한 후 거래의 8요소 중 어디에 해당하는지 파악하자. 대금 결제 방법을 확인하고 구분을 선택하면 결정된 계정과목과 금액을 입력한다. 반대 계정과목을 결정했다면 금액을 결정한다. 거래처와 분개를 확인한 후 대변과 차변의 금액이 일치하는지 확인하면 된다. 이때 각 전표마다 작성시 유의해야 하는 사항을 놓치지 말자. 입금전표의 차변은 항상 현금이므로 입금전표상의 계정과목에는 대변계정만 작성한다. 이때 유의해야 할 것은 입금 상대 계정과목이 2개이면 전표도 2장을 작성해야 한다. 

 

출금전표의 대변은 항상 현금이므로 출금전표상의 계정과목에는 차변계정만 작성한다. 이때 만일 출금에 대응하는 차변의 계정과목이 2개가 나온다면 2장의 출금전표를 발행해야 하고 계정과목이 3개인 경우 3장의 출금전표를 발행해야 한다. 여러 계정과목을 1장에 전부 처리하지 않도록 주의해야 한다. 

 

대체전표 작성시에는 차변과 대변의 기입 내용을 사전에 숙지하고 거래내역을 쉽게 파악할 수 있도록 해야 하는데 차변의 금액과 계정과목 항목에는 거래를 분개한 내용 중 차변계정과목과 금액을 기입한다. 분개전표는 거래 담당자가 거래 처리에 명확한 책임을 질 수 있도록 하기 위해 모든 거래를 발생 순서에 따라 요약하고 보기 편하게 정리해야 한다. 여기에서는 차변 계정과목과 금액란에는 거래를 분개한 내용 중 대변 차변 계정과목과 금액을 기입한다. 
 

기본적으로 작성하는 방법이 있긴 하지만 전표는 어떠한 규정에 따라 실질적으로 정해진 양식이 없어서 기업마다 회계 담당자의 업무 스타일에 따라 제각각 작성되기도 한다. 실제로 적지않은 회계 담당자들은 전표의 큰 의미를 알지 못하고 결재를 올리라는 지시에 무턱대고 입력하거나 회계에 처음 입문하는 담당자들은 첫 단계부터 막막함을 호소하기도 한다.

 

전표 작성이나 숙지해야 할 유의사항이 까다롭지 않다고 해도 처음 업무를 시작하거나 경력자라도 주로 작성하던 스타일과 다른 형식으로 전표를 기재해야 할 때 바로 난관에 부딪치기 마련이다. 또한 갑자기 회계 담당자의 부재가 생길 경우 경영에 관련된 회사의 매출과 매입 등 회사 운영에 밀접하게 관련된 업무를 맡을 신뢰성 있는 인재가 절실하기도 하다. 

 

때문에 최근에는 기업 HR 서비스를 이용하며 이런 문제들을 해결하는 기업들이 늘고 있다. 회사를 대신해 체계적인 사무관리 통합 서비스를 지원해 토탈 솔루션 시스템을 제공하는 기업 HR 서비스업체 ‘경리달인’은 경영 안정화를 위해 기업 전문가의 체계적인 서비스를 선보인다. 사업주나 담당자가 불필요한 업무에 에너지 소모하는 것을 막고 비즈니스 본질에 집중할 수 있도록 지원한다. 

 

경리달인은 오랜 실무에서 얻은 노하우와 전문가들의 전문지식 자문을 바탕으로 고객사들의 실질적인 어려움을 해결하고, 경리아웃소싱부터 경영관리시스템까지 토탈 솔루션을 실현시키는데 앞장선다는 목표를 내세우고 있다. 
 

경리달인 담당자는 “경리달인이 말하는 경리는 단순 사무보조원의 아웃소싱을 통한 채용부터 직무 교육 등 회사를 대신해 체계를 만드는 토탈 솔루션이다”라며 “기존 최저임금 기준의 인건비보다 작은 비용으로 채용부터 경영관리까지 준비된 시스템으로 불필요한 업무시간을 단축할 수 있다. 보다 정확하고 안정적으로 관리함으로써 정규직 고용에 따른 리스크를 줄이고 비즈니스 본질에만 집중할 수 있도록 적극적인 지원을 아끼지 않겠다”라고 강조했다.

정연비 기자 jyb@ttlnews.com